Handleiding online


handleiding maken

U wilt een online handleiding?

Vraagt u zich het volgende af:

  • In de doos en/of online?
  • Wat zijn de voordelen van online?
  • Wat zegt de wetgeving?
  • Bestaat er een tussenoplossing?

Uw (online) handleiding uitbesteden?

Vraag hier een offerte aan >

Handleiding online in plaats van in de doos?

Veel bedrijven vragen zich af of het mogelijk is de handleiding van hun producten of machines in een elektronische vorm te verschaffen. Hier kunnen verschillende redenen aan ten grondslag liggen. Voor sommige bedrijven komt het voort uit een praktisch probleem: ze worstelen met het feit dat hun handleidingen in steeds meer talen moeten verschijnen vanwege internationalisering. Hierdoor worden de handleidingen soms zo dik, dat ze zelfs niet meer in de verpakking passen. Dit is vaak het geval bij consumentenelektronica. Maar bij de meeste bedrijven komt de interesse voort uit de mogelijkheden om op deze manier kosten te kunnen besparen. Denk hierbij niet alleen aan papier- en drukkosten, maar ook aan transportkosten.


Meerdere voordelen

Er zijn echter meerdere voordelen aan een online of elektronische HTML of PDF handleiding verbonden:

Passend in tijdsbeeld

Het internet is overal om ons heen. We lezen meer vanaf ons scherm dan uit een boekwerk. We grijpen vele malen vaker per dag naar onze tablet of smartphone dan naar een fysiek document. Door een handleiding online beschikbaar te stellen, kan een organisatie laten zien dat ze met deze ontwikkeling meegaat, waardoor ze zich in het ‘nu’ plaatsen.

Updaten gaat eenvoudig

Veel van de producten die wij gebruiken maken óf gebruik van software, óf bestaan steeds vaker uit een combinatie van een fysiek product met een webservice (zogenaamde web enabled product-service networks, oftewel Meta Products). Een voorbeeld is iTunes in combinatie met de iPhone. Kenmerkend voor webservice en software is dat ze snel doorontwikkelen en er regelmatig een update beschikbaar is. Hiermee verandert ook de handleiding. In geval van een update is het eenvoudiger de online handleiding te wijzigen dan de papieren variant.

Minder milieubelasting

Minder papier betekent automatisch minder belasting voor het milieu. Voor de bekende merken van deze wereld kan dat betekenen dat er honderdduizenden tonnen minder CO2 in de lucht belanden.

Verbetering concurrentievermogen

De verlaging van de milieubelasting komt vanwege de papierbesparing. Minder papier betekent minder papier- en logistieke kosten. Minder kosten betekent een verbetering van het concurrentievermogen.

Overige voordelen kunnen zijn:

  • Het is eenvoudig aan te geven en te bewijzen dat documenten zijn ontvangen;
  • De gebruiker kan eenvoudig aangeven dat hij de documenten ook heeft begrepen;
  • Documenten kunnen hanteerbaarder zijn;
  • Er kan geregistreerd worden welke informatie (vaak) geraadpleegd wordt;
  • Hetzelfde document is eenvoudiger door meerdere mensen te raadplegen;
  • Informatie is eenvoudiger op te zoeken (bijvoorbeeld door ctrl+f).

Echter, er kunnen ook nadelen kleven aan een online handleiding, waaronder:

  • Het zou in strijd kunnen zijn met de richtlijnen;
  • Je verplicht de gebruiker toegang tot een pc en/of internet te hebben;
  • Er heerst onzekerheid over de bereikbaarheid van de handleiding. De server zou bijvoorbeeld offline kunnen gaan.

Online handleiding en wetgeving

Om te kijken wat de wet zegt over het online of elektronisch leveren van een handleiding (bijvoorbeeld als PDF), moeten we de richtlijnen erbij pakken. Richtlijnen worden op Europees niveau opgesteld uit het oogpunt van productveiligheid. Alle individuele Europese lidstaten zijn verplicht de richtlijnen in nationale wetgevingen op te nemen. De richtlijnen zeggen onder meer het volgende over handleidingen:

Machinerichtlijn (2006/42/EC)

  • Bij iedere machine moet een gebruiksaanwijzing zijn gevoegd in de officiële gemeenschapstaal (of talen) van de lidstaat waar de machine op de markt wordt gebracht en/of in bedrijf gesteld (bron: bijlage 1.7.4 Machinerichtlijn)

Guidlines PPE: Richtlijn voor persoonlijke beschermingsmiddelen (89/686/EEC)

  • The information supplied by the manufacturer constitutes a fundamental element in order to judge the conformity of a PPE
  • It is considered an integral part of the PPE

Speelgoedrichtlijn (2009/48/EC)

  • (…) maken integraal deel uit van speelgoed
  • (…) zijn een noodzakelijk onderdeel van de veiligheidsmaatregelen ten aanzien van speelgoed

Interpretatie van de richtlijnen

Of de gebruikershandleiding ook digitaal erbij mag worden geleverd of op internet kan worden geplaatst, daarover wordt hierboven niet gesproken. Hiervoor moet iets dieper gegraven worden. Een en ander wordt omschreven in de guides die de richtlijnen vergezellen. Deze guides worden geschreven door de Europese beleidsmakers en zijn als het ware een handleiding ter interpretatie van de richtlijnen.

Machinerichtlijn Guide

Het is algemeen aanvaard dat alle veiligheids- en gezondheidsgerelateerde aanwijzingen op papier moeten worden verstrekt, aangezien niet kan worden aangenomen dat de gebruiker toegang heeft tot de middelen om in elektronische vorm verstrekte of op een website beschikbaar gestelde aanwijzingen te lezen (MD Guide – Juni 2010 (§ 255).

EMC Guide – February 2010 (p. 40):

The Commission services have taken as a bench-mark that the information provided to the end-user has to allow him/ her to use the apparatus without any further steps on their behalf. (…) It is not accepted (in other cases than those stemming from the view above) that electronic media or a hyperlink is sufficient as an alternative to information in paper copy. The end-user has an absolute right to quick and easy use of the apparatus they have purchased with no further obligations (such as access to the internet).

Guidance document Toys – Januari 2012 (p. 128):

Een bij het speelgoed gevoegde cd met instructies is niet voldoende, aangezien niet alle consumenten een computer hebben om de instructies en de montage-informatie te lezen. (…) De informatie moet op papier bij het speeltoestel gevoegd zijn.

PPE Guidelines – April 2010 (p.50):

The manufacturer has the obligation to deliver the information in paper form to users with each unit of PPE put on the market.

Duidelijk

De guides zijn dus duidelijk hierover. Een online handleiding mag niet. Er is echter een uitzondering. In een verordening uit 2012 staat dat het is het toegestaan onder strikte beperkingen en voorwaarden een elektronische gebruiksaanwijzing in plaats van een papieren vorm te verschaffen. Deze voorwaarden zijn:

  • Beperkt tot een aantal categorieën medische hulpmiddelen;
  • Uitsluitend bedoeld voor gebruik door professionele gebruikers;
  • Gebruik door andere personen redelijkerwijs niet voorzienbaar;
  • Gedocumenteerde risicobeoordeling die aantoont dat het veiligheidsniveau gelijk of beter is.

Daarnaast zijn er de volgende overige voorwaarden en verplichtingen van toepassing op deze uitzondering:

  • De verplichting dat de gebruiksaanwijzing op verzoek (kosteloos) in hard copy aan gebruiker wordt verstrekt;
  • De verplichting dat de gebruiksaanwijzing in elektronische vorm ook via een website kan worden geraadpleegd.

Tussenoplossing

In de praktijk is er toch wat speelruimte. Een veelvoorkomende tussenoplossing is het gebruik van een quickstart die bij het product wordt gevoegd, in combinatie met uitgebreide handleiding die online wordt geplaatst. De quickstart, eventueel aangevuld met een los veiligheidsblad, moet het bedoelde gebruik voldoende stimuleren en er moet voldoende worden gewaarschuwd voor het onbedoelde gebruik. Alle overige informatie (met name de volledige functionaliteit) wordt online geplaatst. Hierdoor hoeven veel fabrikanten geen complete boekwerken meer bij hun producten te leveren. Dit scheelt aanzienlijk veel papier, geld en CO2-uitstoot.


Wilt u ook uw handleiding door ons laten maken?

Vraag direct een offerte aan >

Heeft u vragen omtrent onze diensten? Wij beantwoorden uw vragen graag persoonlijk.